Politique de confidentialité
Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel
Article 1 – Responsable du traitement et objet de la politique
La Ligue des Amis du Château de Vêves ASBL accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des personnes avec lesquelles elle est en relation.
La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’expliquer de manière claire et transparente comment les données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et, le cas échéant, communiquées dans le cadre des activités du Château de Vêves.
Le responsable du traitement est :
Ligue des Amis du Château de Vêves ASBL
Siège social : Noisy 5, 5561 Celles, Belgique
N° BCE : 0410.904.470
N° TVA : BE 0410.904.470
Ci-après dénommée « l’ASBL ».
Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel ou pour l’exercice des droits prévus par la législation applicable, l’ASBL peut être contactée à l’adresse : [email protected]
La présente Politique s’applique aux traitements de données à caractère personnel effectués notamment dans le cadre :
de la consultation des sites internet et services en ligne du Château de Vêves ;
de l’achat de billets et de l’utilisation de la billetterie en ligne ;
des réservations de visites, groupes, groupes scolaires, visites guidées, activités et événements ;
des demandes de renseignements et échanges avec le Château ;
de la location de salles et d’espaces ;
de la facturation et des paiements ;
de la participation aux activités et événements organisés par l’ASBL ;
ainsi que, plus généralement, des relations entre l’ASBL et ses clients, visiteurs, participants, locataires et personnes de contact.
Les traitements de données à caractère personnel sont effectués conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi qu’aux autres dispositions légales applicables en matière de protection des données à caractère personnel.
Article 2 – Données à caractère personnel collectées
Dans le cadre de ses activités, l’ASBL collecte uniquement les données à caractère personnel nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les catégories de données collectées peuvent varier en fonction de la relation entre la personne concernée et le Château de Vêves.
2.1. Billetterie en ligne
Lors de l’achat ou de la réservation de billets en ligne, l’ASBL collecte notamment les données suivantes :
nom ;
prénom ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
informations relatives à la commande ou à la réservation, telles que la date de visite, le type et le nombre de billets achetés et les activités ou événements réservés.
Le nom, le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont nécessaires au traitement de la réservation.
Les données nécessaires au paiement peuvent être traitées par les prestataires de paiement utilisés par l’ASBL. L’ASBL ne collecte ni ne conserve elle-même les données complètes des cartes bancaires utilisées pour effectuer un paiement en ligne.
2.2. Groupes, groupes scolaires et visites guidées
Dans le cadre d’une demande ou d’une réservation de groupe, d’un groupe scolaire ou d’une visite guidée, l’ASBL peut notamment traiter :
le nom de l’école, de l’entreprise, de l’association ou de l’organisation ;
le nom et le prénom de la personne de contact ;
son adresse e-mail ;
son numéro de téléphone ;
son adresse ou les coordonnées de l’organisation lorsque cela est nécessaire ;
les informations relatives à la réservation ;
le nombre de participants ;
le niveau scolaire, lorsqu’il s’agit d’un groupe scolaire ;
ainsi que les autres informations nécessaires à l’organisation et au suivi de la visite.
2.3. Location de salles et d’espaces
Dans le cadre d’une demande ou d’un contrat de location, l’ASBL peut notamment collecter :
le nom et le prénom du locataire ou de la personne de contact ;
le nom de la société ou de l’organisation, le cas échéant ;
le numéro d’entreprise (BCE) et le numéro de TVA, le cas échéant ;
l’adresse postale ;
l’adresse e-mail ;
le numéro de téléphone ;
les informations relatives à la location et à l’événement organisé ;
ainsi que les informations nécessaires à l’établissement et à l’exécution du contrat.
2.4. Facturation et paiements
Lorsque l’établissement d’une facture est nécessaire, l’ASBL peut notamment traiter :
le nom et le prénom ;
l’adresse de facturation ;
l’adresse e-mail ;
le numéro de téléphone ;
le nom de l’entreprise ou de l’organisation ;
le numéro d’entreprise (BCE) et le numéro de TVA, le cas échéant ;
les informations relatives aux produits ou prestations facturés ;
ainsi que les informations nécessaires au suivi du paiement.
2.5. Demandes de contact et assistance
Lorsqu’une personne contacte le Château de Vêves au moyen d’un formulaire de contact, par e-mail ou par l’intermédiaire d’un autre canal de communication proposé par l’ASBL, celle-ci peut traiter les coordonnées communiquées ainsi que le contenu de la demande et les échanges nécessaires à son traitement.
2.6. Newsletter
Lorsqu’une personne s’inscrit volontairement à la newsletter ou à un autre service de communication proposé par le Château de Vêves, l’ASBL traite les coordonnées nécessaires à l’envoi de ces communications.
L’inscription à la newsletter est distincte de l’achat d’un billet ou de la réalisation d’une réservation.
2.7. Photographies et vidéos
Dans le cadre de ses activités et événements, l’ASBL peut réaliser des photographies ou des enregistrements vidéo sur lesquels des visiteurs, participants, membres du personnel ou autres personnes présentes peuvent apparaître.
Lorsque ces personnes sont identifiables, leur image peut constituer une donnée à caractère personnel.
Les conditions dans lesquelles ces images sont réalisées et utilisées sont précisées dans la présente Politique et sont soumises aux règles applicables en matière de protection des données et de droit à l’image.
2.8. Vidéosurveillance
Certaines zones du Château de Vêves peuvent faire l’objet d’une vidéosurveillance à des fins de sécurité et de protection des personnes et des biens.
Les images enregistrées dans ce cadre constituent des données à caractère personnel lorsqu’une personne peut être identifiée.
La vidéosurveillance fait l’objet de dispositions spécifiques dans la présente Politique et est mise en œuvre conformément à la législation applicable.
2.9. Données techniques
Lors de l’utilisation des sites internet et services en ligne du Château de Vêves, certaines données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services peuvent être traitées, telles que l’adresse IP, les informations relatives au navigateur, à l’appareil utilisé, ainsi que certaines données techniques de connexion.
L’ASBL n’utilise actuellement pas ces données à des fins de profilage publicitaire ou d’analyse d’audience au moyen d’outils tels que Google Analytics ou Meta Pixel.
2.10. Origine des données
Les données sont principalement obtenues directement auprès de la personne concernée lorsqu’elle effectue une réservation, achète un billet, remplit un formulaire, conclut un contrat, demande une facture, s’inscrit à la newsletter ou communique avec l’ASBL.
Elles peuvent également être communiquées par une personne agissant pour le compte d’un groupe, d’une école, d’une entreprise, d’une association ou d’une autre organisation.
Les données nécessaires à la gestion des contacts, réservations, prestations et opérations administratives concernées sont principalement centralisées dans l’environnement Odoo utilisé par l’ASBL.
Article 3 – Finalités et bases juridiques des traitements
L’ASBL traite les données à caractère personnel uniquement lorsqu’une finalité déterminée le justifie et qu’une base juridique prévue par la législation applicable permet ce traitement.
Selon les circonstances, les traitements effectués par l’ASBL reposent notamment sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d’une obligation légale, le consentement de la personne concernée ou l’intérêt légitime poursuivi par l’ASBL.
3.1. Billetterie, réservations et prestations
Les données collectées dans le cadre de l’achat d’un billet, d’une réservation, d’une visite guidée, d’une réservation de groupe, d’une activité, d’un événement ou d’une location sont notamment utilisées afin de :
traiter la demande ou la réservation ;
confirmer et organiser la prestation ;
délivrer les billets ou documents nécessaires ;
communiquer les informations utiles avant, pendant ou après la prestation ;
gérer les demandes de modification ou d’annulation ;
assurer le suivi de la relation avec le client.
Ces traitements reposent principalement sur l’exécution du contrat conclu avec le client ou sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à sa demande.
3.2. Facturation, comptabilité et obligations légales
Les données nécessaires à la facturation, à la comptabilité, au suivi des paiements et au respect des obligations administratives, fiscales ou légales de l’ASBL sont traitées afin de respecter les obligations auxquelles l’ASBL est soumise et, lorsque cela est applicable, d’assurer l’exécution du contrat.
3.3. Demandes de renseignements et communications
Lorsqu’une personne contacte le Château de Vêves pour demander des renseignements, poser une question ou obtenir une assistance, les données qu’elle communique sont utilisées afin de répondre à sa demande et d’assurer le suivi nécessaire.
Selon la nature de la demande, ce traitement peut reposer sur l’exécution de mesures précontractuelles demandées par la personne concernée ou sur l’intérêt légitime de l’ASBL à répondre aux demandes qui lui sont adressées et à assurer le bon fonctionnement de ses services.
Les échanges qui ne donnent lieu à aucune réservation, relation contractuelle ou nécessité particulière de conservation ne sont pas conservés dans Odoo en tant que dossier client à des fins de prospection.
3.4. Newsletter et communications commerciales
L’envoi de la newsletter et des communications promotionnelles par courrier électronique aux personnes qui s’y sont volontairement inscrites repose sur leur consentement.
L’achat d’un billet, une réservation ou une demande de renseignements n’entraîne pas automatiquement l’inscription à la newsletter.
La personne concernée peut retirer son consentement et se désinscrire à tout moment, notamment au moyen du lien de désinscription présent dans les communications concernées.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
L’ASBL n’utilise pas les coordonnées de ses anciens visiteurs ou clients pour leur adresser spontanément des communications commerciales par courrier électronique lorsqu’ils ne sont pas inscrits au service concerné.
3.5. Sécurité des personnes, des biens et du site
L’ASBL peut traiter certaines données lorsqu’elles sont nécessaires afin d’assurer la sécurité du Château de Vêves, de ses visiteurs, de son personnel, de ses bâtiments, de ses collections et de ses biens.
Dans ce cadre, un système de vidéosurveillance est notamment utilisé à l’intérieur du Château ainsi qu’au niveau de la grille principale.
Ces traitements sont réalisés conformément aux dispositions légales applicables à la vidéosurveillance et à la protection des données à caractère personnel.
Les modalités particulières relatives aux caméras de surveillance sont précisées dans la présente Politique.
3.6. Photographies et vidéos des activités et événements
L’ASBL peut réaliser des photographies ou vidéos dans le cadre de ses activités et événements afin notamment :
de documenter les activités du Château ;
d’illustrer ses événements ;
d’informer le public sur ses activités ;
d’assurer la communication et la promotion du Château de Vêves.
Les prises de vues réalisées lors des événements concernent principalement des vues générales, des ambiances ou des groupes de personnes.
Lorsque des personnes sont identifiables, le traitement de leur image est effectué dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données et de droit à l’image.
Lorsque la nature de la prise de vue ou l’utilisation envisagée nécessite le consentement ou l’autorisation de la personne concernée, celui-ci est recueilli dans les conditions prévues par la législation applicable.
Les modalités relatives aux photographies, vidéos et au droit à l’image sont précisées dans la présente Politique.
3.7. Sécurité et fonctionnement des services numériques
Certaines données techniques peuvent être traitées afin d’assurer le fonctionnement, la disponibilité, la maintenance et la sécurité des sites internet, de la billetterie et des services numériques utilisés par l’ASBL.
Ces traitements peuvent notamment reposer sur l’intérêt légitime de l’ASBL à assurer le fonctionnement et la sécurité de ses systèmes informatiques, sous réserve des droits et libertés des personnes concernées.
L’ASBL n’utilise actuellement pas Google Analytics, Meta Pixel ou un outil similaire afin d’établir des profils publicitaires des visiteurs de son site.
Article 4 – Destinataires, prestataires et accès aux données
L’ASBL ne vend ni ne loue les données à caractère personnel qu’elle traite.
Les données ne sont accessibles ou communiquées qu’aux personnes et organismes qui doivent en disposer pour les finalités décrites dans la présente Politique, dans les limites nécessaires à l’exercice de leurs missions.
4.1. Personnel et personnes autorisées par l’ASBL
Les membres du personnel et autres personnes autorisées par l’ASBL peuvent accéder aux données à caractère personnel nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Les droits d’accès aux outils utilisés par l’ASBL, notamment Odoo, peuvent varier selon les fonctions et responsabilités des utilisateurs.
Les personnes disposant d’un accès aux données sont tenues de les utiliser uniquement dans le cadre de leurs missions et conformément aux règles applicables en matière de confidentialité et de protection des données.
4.2. Odoo
L’ASBL utilise Odoo comme principal environnement informatique pour la gestion de ses activités.
Selon les services utilisés, Odoo peut notamment intervenir dans :
la gestion du site internet et de la billetterie en ligne ;
la gestion des clients et contacts ;
les réservations ;
les ventes et commandes ;
la facturation ;
la gestion administrative ;
l’organisation d’activités et d’événements ;
l’envoi de la newsletter et d’autres communications ;
ainsi que d’autres fonctionnalités nécessaires au fonctionnement de l’ASBL.
Dans ce cadre, certaines données à caractère personnel sont hébergées ou traitées au moyen des services fournis par Odoo.
4.3. Paiements en ligne
Les paiements électroniques réalisés par l’intermédiaire de la billetterie en ligne peuvent être traités par Stripe ainsi que, le cas échéant, par les établissements financiers et prestataires de paiement nécessaires à l’exécution de la transaction.
Ces prestataires peuvent traiter les données nécessaires à l’autorisation, à la sécurisation et à l’exécution du paiement conformément à leurs propres obligations légales et réglementaires.
L’ASBL ne conserve pas elle-même les données complètes des cartes bancaires utilisées pour les paiements en ligne.
4.4. Hébergement du nom de domaine et messagerie électronique
Les noms de domaine ainsi que les services de messagerie électronique utilisés par l’ASBL sont notamment fournis par OVHcloud.
Dans le cadre du fonctionnement technique de ces services, certaines données techniques ou données contenues dans les communications électroniques peuvent être traitées par ce prestataire dans la mesure nécessaire à la fourniture et à la sécurisation des services concernés.
Le site internet et la billetterie en ligne sont exploités au moyen de l’environnement Odoo.
4.5. Comptabilité, secrétariat et obligations administratives
Certaines données peuvent être communiquées aux prestataires externes chargés d’assister l’ASBL dans sa comptabilité, son secrétariat ou le respect de ses obligations administratives, fiscales, sociales ou légales.
Seules les données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions leur sont communiquées.
Les données peuvent également être transmises aux administrations, autorités publiques, juridictions ou autres organismes lorsque la législation l’impose ou l’autorise.
4.6. Réseaux sociaux
L’ASBL utilise différents réseaux sociaux pour communiquer sur les activités du Château de Vêves, notamment Facebook, Instagram, TikTok et LinkedIn.
Lorsque des photographies, vidéos ou autres contenus comportant des données à caractère personnel sont publiés sur ces plateformes, les données concernées peuvent également être traitées par les exploitants de ces réseaux sociaux conformément aux conditions et politiques de confidentialité qui leur sont propres.
L’utilisation des réseaux sociaux peut impliquer des traitements de données en dehors de l’environnement informatique directement contrôlé par l’ASBL.
4.7. Autres prestataires
L’ASBL peut faire appel à d’autres prestataires techniques ou professionnels lorsque leur intervention est nécessaire à la fourniture de ses services, à la sécurité de ses systèmes ou au respect de ses obligations.
Dans ce cas, seules les données nécessaires à l’accomplissement de la mission concernée sont communiquées ou rendues accessibles.
Lorsque ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, l’ASBL veille à ce que le traitement soit encadré conformément aux exigences applicables.
4.8. Transferts internationaux de données
L’utilisation de certains prestataires ou plateformes, notamment des réseaux sociaux ou des services numériques internationaux, peut entraîner le traitement ou le transfert de certaines données en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque le RGPD l’exige, ces transferts doivent reposer sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable permettant d’assurer un niveau approprié de protection des données.
Article 5 – Durées de conservation des données
L’ASBL conserve les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des durées de conservation imposées ou autorisées par la législation applicable.
La durée de conservation peut varier selon la nature des données et le contexte dans lequel elles sont traitées.
5.1. Données relatives aux clients et aux réservations
Les données relatives aux clients, contacts, commandes et réservations peuvent être conservées dans Odoo pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation avec le client et au suivi des prestations réalisées.
À l’issue de cette période, les données qui ne présentent plus d’utilité administrative, contractuelle ou légale sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation demeure justifiée.
L’ASBL procède périodiquement à l’examen des données anciennes afin d’éviter leur conservation pendant une durée excessive.
5.2. Données comptables et de facturation
Les factures, pièces comptables et données nécessaires au respect des obligations comptables, fiscales et administratives de l’ASBL sont conservées pendant les durées imposées par la législation belge applicable.
Lorsque certaines de ces données sont également nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, elles peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité.
5.3. Newsletter
Les coordonnées utilisées pour l’envoi de la newsletter sont conservées tant que la personne concernée demeure inscrite à ce service.
Lorsqu’une personne se désinscrit, son adresse n’est plus utilisée pour lui envoyer la newsletter.
Certaines informations peuvent néanmoins être conservées dans une liste de désinscription afin de respecter le choix de la personne concernée et d’éviter sa réinscription ou l’envoi ultérieur de communications auxquelles elle s’est opposée.
5.4. Demandes de renseignements et correspondances électroniques
Les messages reçus par e-mail ou par l’intermédiaire des formulaires de contact peuvent être conservés pendant la durée nécessaire au traitement et au suivi de la demande.
Les correspondances qui présentent une utilité contractuelle, administrative, probatoire ou légale peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire.
Les messages qui ne présentent plus d’utilité au regard de ces finalités sont supprimés dans le cadre des opérations périodiques de gestion des données de l’ASBL.
5.5. Vidéosurveillance
Les caméras de surveillance utilisées par l’ASBL permettent une visualisation des zones concernées mais les images ne sont pas enregistrées ni conservées.
En conséquence, aucune base d’images de vidéosurveillance n’est constituée par l’ASBL au moyen de ce système.
5.6. Photographies et vidéos des activités du Château
Les photographies et vidéos réalisées dans le cadre des activités et événements du Château peuvent être conservées dans les archives de l’ASBL notamment à des fins documentaires, historiques et de communication.
Lorsque ces contenus permettent d’identifier des personnes, leur conservation et leur utilisation restent soumises aux règles applicables en matière de protection des données et de droit à l’image.
Lorsqu’une conservation sous une forme permettant l’identification des personnes n’est plus nécessaire au regard de la finalité poursuivie, l’ASBL réévalue la nécessité de leur conservation.
5.7. Contrats de location et documents contractuels
Les contrats de location et les documents qui s’y rapportent sont conservés pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat ainsi qu’au respect des obligations administratives, comptables, fiscales et juridiques de l’ASBL.
Ils peuvent également être conservés pendant la période nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
À l’issue des périodes justifiant leur conservation, les documents contenant des données à caractère personnel sont supprimés ou archivés sous une forme appropriée lorsqu’une autre obligation légale justifie leur conservation.
5.8. Révision des durées de conservation
L’ASBL veille à réévaluer périodiquement la nécessité de conserver les données à caractère personnel dont elle dispose.
Les données devenues inutiles au regard de leur finalité et dont la conservation n’est plus justifiée par une obligation légale ou un autre motif légitime sont supprimées ou anonymisées.
Article 6 – Droits des personnes concernées
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et dans les conditions prévues par la législation applicable, toute personne concernée dispose de différents droits concernant ses données à caractère personnel.
6.1. Droit d’accès
Toute personne concernée peut demander à l’ASBL de confirmer si des données à caractère personnel la concernant sont traitées et, lorsque c’est le cas, obtenir l’accès à ces données ainsi qu’aux informations prévues par la législation applicable.
6.2. Droit de rectification
Toute personne concernée peut demander la correction ou la mise à jour de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes la concernant.
6.3. Droit à l’effacement
Dans les conditions prévues par le RGPD, une personne peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel.
Ce droit n’est pas absolu. Certaines données peuvent notamment devoir être conservées lorsque leur traitement reste nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution de certaines obligations contractuelles ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
6.4. Droit à la limitation du traitement
Dans les situations prévues par la législation, une personne concernée peut demander que le traitement de ses données soit temporairement limité.
6.5. Droit d’opposition
Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’ASBL, la personne concernée peut, dans les conditions prévues par le RGPD, s’opposer au traitement de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière.
Lorsqu’un traitement est effectué à des fins de prospection directe, la personne concernée dispose du droit de s’y opposer conformément à la législation applicable.
6.6. Droit à la portabilité
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, la personne concernée peut demander à recevoir les données à caractère personnel qu’elle a fournies à l’ASBL dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
6.7. Retrait du consentement
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant son retrait.
Pour la newsletter, la personne concernée peut également utiliser le lien de désinscription présent dans les communications reçues.
6.8. Exercice des droits
Les demandes relatives à l’exercice des droits prévus par le présent article doivent être adressées à : [email protected]
Afin de permettre le traitement de la demande, la personne concernée est invitée à préciser suffisamment son identité ainsi que l’objet de sa demande.
Lorsque l’ASBL dispose de raisons raisonnables de douter de l’identité de la personne introduisant la demande, elle peut demander les informations complémentaires strictement nécessaires afin de confirmer son identité.
L’ASBL ne demande pas systématiquement la transmission d’une copie d’un document d’identité et veille à limiter les informations demandées à ce qui est nécessaire à la vérification.
Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.
6.9. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données
Toute personne concernée qui estime que le traitement de ses données à caractère personnel ne respecte pas la législation applicable dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En Belgique, l’autorité compétente est :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Les coordonnées et modalités permettant d’introduire une réclamation sont disponibles sur le site officiel de l’Autorité de protection des données.
Article 7 – Sécurité et confidentialité des données
L’ASBL accorde une attention particulière à la sécurité et à la confidentialité des données à caractère personnel qu’elle traite.
Elle met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques appropriées au regard de la nature des données traitées, des risques associés aux traitements et des moyens raisonnablement disponibles afin de protéger les données contre notamment :
l’accès non autorisé ;
l’utilisation ou la divulgation non autorisée ;
la modification accidentelle ou illicite ;
la perte ou la destruction des données ;
ainsi que toute autre forme de traitement non autorisé ou illicite.
7.1. Accès aux données
L’accès aux données à caractère personnel est limité aux membres du personnel et aux personnes qui doivent pouvoir en disposer dans le cadre de leurs fonctions.
Les accès aux différents systèmes et outils utilisés par l’ASBL sont gérés en fonction des besoins opérationnels et sont retirés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, notamment lorsqu’une personne quitte l’organisation ou change de fonction.
7.2. Protection des équipements et systèmes
Les équipements informatiques professionnels permettant d’accéder aux données de l’ASBL sont protégés par des mécanismes de contrôle d’accès.
Les documents conservés sur le serveur interne de l’ASBL sont accessibles au moyen d’un accès protégé et sont destinés aux personnes autorisées.
L’ASBL veille à adapter progressivement ses mesures de sécurité en fonction de l’évolution de ses activités, des technologies utilisées et des risques identifiés.
7.3. Confidentialité
Les personnes ayant accès à des données à caractère personnel dans le cadre de leurs fonctions sont tenues de respecter leur confidentialité et de ne pas les utiliser à des fins étrangères à leurs missions.
Les données ne sont communiquées à des tiers que lorsque cette communication est nécessaire ou autorisée conformément aux finalités et conditions décrites dans la présente Politique.
7.4. Sécurité des prestataires
Lorsque des données sont traitées au moyen de services fournis par des prestataires externes, l’ASBL tient compte des garanties de sécurité et de protection des données applicables à ces services et encadre les traitements conformément aux exigences du RGPD lorsque cela est requis.
7.5. Incidents de sécurité
En cas d’incident susceptible d’entraîner la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à celles-ci, l’ASBL évalue la nature et les conséquences de l’incident.
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, l’ASBL procède à la notification de la violation de données à caractère personnel auprès de l’Autorité de protection des données et, lorsque cela est requis, en informe les personnes concernées.
Article 8 – Vidéosurveillance
8.1. Finalité de la vidéosurveillance
Le Château de Vêves utilise un système de vidéosurveillance afin de contribuer à la sécurité des personnes et des biens, à la protection du patrimoine et à la surveillance des accès.
Les caméras sont notamment présentes à l’intérieur du Château ainsi qu’au niveau de la grille principale.
Elles ne sont pas utilisées dans le but de contrôler les prestations de travail des membres du personnel.
8.2. Visionnage des images
Les images des caméras peuvent être visionnées en temps réel par les personnes autorisées au sein du Château lorsque cela est nécessaire à la sécurité des personnes et des biens ou afin de permettre une intervention en cas d’incident.
L’accès aux images est limité aux personnes qui doivent pouvoir en disposer dans le cadre de leurs fonctions.
8.3. Absence d’enregistrement
Le système de vidéosurveillance actuellement utilisé par l’ASBL fonctionne uniquement en visualisation en temps réel.
Les images ne sont pas enregistrées ni conservées.
L’ASBL ne constitue dès lors aucune archive d’images au moyen de ce système de vidéosurveillance.
8.4. Information des personnes
La présence de caméras de surveillance est signalée au moyen des pictogrammes prévus par la législation applicable.
Ces pictogrammes sont placés de manière à informer les personnes de l’existence de la vidéosurveillance avant leur entrée dans les zones concernées.
8.5. Respect de la législation
L’installation et l’utilisation des caméras de surveillance sont effectuées conformément à la législation belge applicable, notamment aux règles relatives à l’utilisation des caméras de surveillance et à la protection des données à caractère personnel.
Les caméras sont utilisées uniquement pour les finalités de sécurité et de surveillance pour lesquelles elles ont été installées.
Toute question relative au traitement des données dans le cadre de la vidéosurveillance peut être adressée à : [email protected]
Article 9 – Photographies, vidéos et droit à l’image
9.1. Prises de vues lors des activités et événements
Dans le cadre de ses activités, visites et événements, le Château de Vêves peut être amené à réaliser des photographies et des enregistrements vidéo destinés notamment à documenter ses activités et à assurer sa communication.
Ces contenus peuvent notamment être utilisés sur :
le site internet du Château de Vêves ;
les réseaux sociaux utilisés par l’ASBL, notamment Facebook, Instagram, TikTok et LinkedIn ;
les supports de communication numériques ou imprimés du Château ;
ainsi que dans les archives documentaires et historiques de l’ASBL.
9.2. Images générales et prises d’ambiance
Les photographies et vidéos réalisées lors des événements concernent principalement des vues générales, des groupes, des ambiances ou des situations dans lesquelles les personnes présentes ne constituent pas individuellement le sujet principal de l’image.
Lorsque de telles prises de vues sont prévues, l’ASBL veille à en informer les participants de manière appropriée.
Toute personne qui ne souhaite pas apparaître sur les photographies ou vidéos réalisées lors d’un événement est invitée à le signaler au personnel du Château ou au photographe lorsqu’elle constate qu’une prise de vue est réalisée.
9.3. Photographies ou vidéos ciblées
Lorsqu’une personne identifiable constitue spécifiquement le sujet principal d’une photographie ou d’une vidéo destinée à être diffusée par l’ASBL, les règles applicables en matière de droit à l’image et de protection des données sont respectées.
Lorsque le consentement de la personne concernée est nécessaire, celui-ci est recueilli pour la prise de vue et/ou l’utilisation envisagée de l’image, selon les circonstances et conformément à la législation applicable.
Le fait de participer à une visite, une activité ou un événement organisé au Château de Vêves ne constitue pas, à lui seul, une autorisation générale permettant à l’ASBL d’utiliser sans limitation l’image individuelle d’une personne.
9.4. Mineurs
Une attention particulière est accordée aux photographies et vidéos permettant d’identifier individuellement des mineurs.
Lorsque l’autorisation ou le consentement est nécessaire pour la prise ou l’utilisation d’une image ciblée d’un mineur, l’ASBL veille à recueillir les autorisations requises conformément aux règles applicables, notamment auprès du représentant légal lorsque cela est nécessaire.
9.5. Demande relative à une photographie ou une vidéo
Toute personne qui apparaît de manière identifiable sur une photographie ou une vidéo utilisée par le Château de Vêves peut contacter l’ASBL pour poser une question, exercer les droits dont elle dispose ou demander le retrait d’une image.
Les demandes doivent être adressées à :
Afin de permettre à l’ASBL d’identifier rapidement le contenu concerné, la personne est invitée à indiquer, dans la mesure du possible, la photographie, la publication, le réseau social, le support ou l’événement concerné.
Lorsqu’une demande de retrait est justifiée et que le retrait est raisonnablement possible, l’ASBL prend les mesures appropriées afin de cesser l’utilisation concernée ou de retirer le contenu, sous réserve des exceptions et droits prévus par la législation applicable.
9.6. Photographies réalisées par les visiteurs
Les règles relatives aux photographies et vidéos réalisées par les visiteurs, ainsi qu’à l’utilisation de drones, sont précisées dans les Conditions Générales de Vente et dans le règlement intérieur du Château de Vêves.
Article 10 – Cookies et technologies similaires
10.1. Utilisation des cookies
Le site booking.veves.be utilise des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement ainsi que, le cas échéant, des cookies optionnels liés à certaines fonctionnalités ou services tiers.
Un cookie est un petit fichier susceptible d'être enregistré sur l'appareil de l'utilisateur lors de la consultation du site.
10.2. Cookies strictement nécessaires
Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement du site et de la billetterie en ligne, notamment pour assurer la gestion des sessions, la sécurité, les préférences essentielles ou le bon fonctionnement du processus de réservation.
Lorsque la législation applicable le permet, ces cookies peuvent être utilisés sans le consentement préalable de l'utilisateur.
10.3. Cookies et services optionnels
Les cookies et services tiers qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site sont soumis au consentement préalable de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis par la législation applicable.
Le site est configuré afin de bloquer les services tiers concernés avant l'expression du choix de l'utilisateur.
10.4. Gestion du consentement
Lors de sa visite sur le site, l'utilisateur peut gérer ses préférences au moyen de la bannière relative aux cookies.
Il peut ensuite modifier ou retirer son consentement à tout moment au moyen du lien de gestion des préférences disponible en bas du site.
Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant son retrait.
10.5. Outils d'analyse et de publicité
À la date de la présente Politique, Google Analytics et Meta Pixel ne sont pas activés sur booking.veves.be.
La Ligue des Amis du Château de Vêves ASBL peut utiliser des services publicitaires externes, notamment Google Ads, afin de promouvoir les activités du Château de Vêves. L'utilisation de Google Ads à des fins de diffusion de campagnes publicitaires n'implique pas, dans la configuration actuelle du site, l'activation par l'ASBL d'un outil de suivi Google Ads sur booking.veves.be.
Si des outils de mesure d'audience, de suivi des conversions ou de publicité nécessitant le consentement de l'utilisateur sont activés ultérieurement, les mécanismes de consentement et les informations fournies aux utilisateurs seront adaptés conformément à la législation applicable.
10.6. Politique en matière de cookies
Des informations détaillées concernant les catégories de cookies susceptibles d'être utilisées, leurs finalités et la gestion des préférences sont disponibles dans la Politique en matière de cookies, accessible depuis le pied de page du site.
Article 11 – Données relatives aux mineurs
11.1. Principe général
Le Château de Vêves accueille régulièrement des enfants et des groupes scolaires dans le cadre de ses visites, activités et événements.
L’ASBL accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel des mineurs et veille à limiter leur collecte aux informations strictement nécessaires à l’organisation de ses activités.
11.2. Réservations effectuées par un adulte
Les réservations en ligne concernant des enfants ou des familles sont effectuées au moyen des coordonnées de l’adulte qui réalise la réservation.
L’ASBL ne demande pas le nom ou les coordonnées personnelles des enfants participant à la visite dans le cadre du processus habituel de réservation en ligne.
11.3. Groupes scolaires
Dans le cadre des réservations de groupes scolaires, l’ASBL traite principalement les coordonnées de l’établissement, de l’organisation et de la personne adulte responsable de la réservation.
Des informations générales nécessaires à l’organisation de la visite peuvent également être traitées, telles que le nombre d’élèves et leur niveau scolaire.
L’ASBL ne constitue pas, dans le cadre de la procédure habituelle de réservation scolaire, de liste nominative des enfants participant à la visite.
11.4. Diplômes remis aux enfants
Dans le cadre de certaines visites ou activités, le prénom d’un enfant peut être demandé sur place afin de personnaliser un diplôme ou un document qui lui est remis à l’issue de l’activité.
Ce prénom est utilisé uniquement à cette fin et n’est pas enregistré ni conservé par l’ASBL dans ses systèmes informatiques ou fichiers dans le cadre de cette opération.
11.5. Formulaires et services en ligne
Les formulaires et services de réservation proposés par l’ASBL ne sont pas destinés à permettre aux enfants de communiquer directement leurs données à caractère personnel.
Lorsqu’une réservation ou une demande concerne un mineur, l’ASBL demande que les démarches nécessaires soient effectuées par un adulte responsable.
11.6. Photographies et vidéos de mineurs
Les photographies et vidéos sur lesquelles des mineurs peuvent apparaître sont traitées conformément aux dispositions de l’article 9 de la présente Politique.
Une attention particulière est accordée aux images dans lesquelles un mineur constitue le sujet principal. Lorsque l’autorisation ou le consentement est requis, l’ASBL veille à obtenir les autorisations nécessaires conformément à la législation applicable.
Article 12 – Mise à jour et entrée en vigueur
La présente Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel peut être modifiée par l’ASBL afin de tenir compte notamment de l’évolution de ses activités, des services et outils utilisés, de ses pratiques ou de la législation applicable.
La version applicable est celle publiée sur le site internet du Château de Vêves.
En cas de modification importante susceptible d’avoir une incidence significative sur la manière dont les données à caractère personnel sont traitées, l’ASBL veille, lorsque cela est nécessaire, à en informer les personnes concernées par un moyen approprié.
La présente version entre en vigueur à compter de sa publication.
Dernière mise à jour : 7 septembre 2026.